#iorestoacasa: hai detto smart working?

Il coronavirus ha costretto aziende e persone a scegliere lo smart working come nuova modalità, ma l’approccio al lavoro è strettamente legato e influenzato dall’ambiente aziendale, da spazi e tempi a cui il cervello è abituato.

I vantaggi che lo smart working garantisce sono molteplici, sia da un punto di vista organizzativo, sia da un punto di vista economico. Allo stesso tempo, però, il lavoro da remoto ha anche i suoi lati negativi. Se ci si trova di punto in bianco proiettati in una dinamica di lavoro a distanza, non è detto che la situazione sia tanto “smart”: processi non definiti, tecnologie non note o poca dimestichezza con gli strumenti.

 

Lavorare da casa rischia di mettere in crisi chi non è abituato a lavorare in remoto, solo e distante da uffici e persone. Inoltre nello spazio di casa la già complessa realtà lavorativa si sovrappone alla gestione famigliare e alle incombenze domestiche, l’attenzione viene così facilmente deviata da oggetti, faccende e persone che normalmente non fanno parte della sfera lavorativa.  E così in alcuni frangenti, diventa difficile distogliersi da tutto per dedicarsi solo ed esclusivamente alle proprie mansioni e progetti lavorativi.

Per fare in modo che le risorse di tempo e energie non vengano disperse è necessario impostare un’organizzazione che permetta di gestire al meglio entrambi gli ambiti.
 

Siamo proprio sicuri che ci basti solo un computer?

 

I problemi noti del lavoro da casa sono fondamentalmente tre:

-strumentazione: le cose che ci servono fisicamente e all'interno dei nostri PC

-distrazioni: la propria casa è un generatore di distrazioni continuo, peggio se è frequentata da famigliari

-monitoraggio del lavoro: il lavoro da remoto può rendere difficile la valutazione del datore di lavoro e i contatti con i colleghi

 

Ecco,quindi, alcuni consigli organizzativi a cui prestare attenzione per fare smart working da casa in modo funzionale, per riuscire ad essere produttivi e soddisfatti. Il lavoro da casa se mal gestito può confondere, infastidire e rendere inconcludenti, se ben organizzato regala gratificazione e appagamento, restituendo tempo e serenità.

 

Postazione ad hoc

Anche a casa è necessario delimitare un’area specifica dove lavorare, una scrivania o un tavolo che garantisca uno spazio dedicato dove pensare ed elaborare, dove il nostro cervello possa sentirsi realmente al lavoro, così come se si entrasse in ufficio.

La scrivania, o il tavolo scelto per questo scopo, e la sedia devono essere pronti a contenere il lavoro. Devono permettere il mantenimento di una postura corretta e la libertà di movimento, le superfici devono essere libere e l’area accogliente, la sedia sgombra così come tutta l’area circostante. 

 

Calendario e to do list

Altri strumenti essenziali da usare in maniera continuativa nelle giornate di lavoro sono il calendario e la lista delle cose da fare. Sul calendario, cartaceo o digitale, saranno riportati tutti gli avvenimenti o impegni con una scadenza temporale, dando così una chiara idea della struttura della giornata e della settimana. 

La to do list, cartacea o digitale a seconda della preferenza, deve accogliere tutte le voci delle cose da fare che non hanno una specifica scadenza temporale. Entrambi gli strumenti devono essere tenuti a portata di vista, facilmente consultabili.

 

Strumenti per il lavoro condiviso

Un’altra delle grandi sfide di chi lavora in remoto è la gestione del lavoro condiviso. Con ogni persona con cui si collabora va deciso come e quando confrontarsi, su quali temi lavorare e con quali tempistiche, con che strumento comunicare tra un incontro e l’altro. Questa preparazione è impegnativa e prende del tempo, che risulterà però certamente ben investito perché invita a chiarire obiettivi e risultati, tempi e attività, e facilita così notevolmente la collaborazione e il lavoro individuale.

In particolare va scelto uno strumento dedicato per ognuna delle attività ( incontrarsi online tramite video-chiamata, condividere file su cui lavorare contemporaneamente, scambiare informazioni tra una riunione e la successiva per iscritto in forma di chat, suddividere il lavoro in progetti e in step in modo da facilitare la progressione).

 

La pausa

Lavorare da soli a casa può essere faticoso, non c’è infatti nessun punto di riferimento esterno che scandisce il tempo e il rischio è che il lavoro diventi pervasivo. È importante quindi fissare gli orari di inizio e fine del lavoro. Si deve essere disciplinati nel rispettare il tempo da dedicare alla famiglia e alle attività non lavorative, per mantenere l'equilibrio lavoro-vita privata (work-life balance). Inoltre per la mente è fondamentale prendere delle pause rigeneranti.

 

Distrazioni e interruzioni

Coniuge, bambini, genitori, nonni sono pronti ogni momento a chiedere qualcosa, la percezione diffusa infatti è che se si è a casa non si sta lavorando veramente. In questo caso è utile coinvolgere i membri della famiglia nel progetto dello spazio ‘ufficio in casa’ e stabilire insieme l’orario d’ufficio, che deve essere rispettato da entrambe le parti.

Se le interruzioni da parte dei membri della famiglia possono essere evitate, le distrazioni auto provocate sono invece molto difficili da evitare.

Ci si ritrova quasi inconsapevolmente sui social o nella casella della posta in arrivo, non è sbagliato stare sui social ma può far sprecare molto tempo, per questo motivo è utile alternare momenti di alta concentrazione da dedicare a compiti impegnativi e faticosi a momenti destinati ad attività più leggere.

 

 

Gli smart worker 

 

Diventare smart worker e lavorare da remoto senza organizzare le proprie attività, può essere controproducente. È fondamentale, quindi, stabilire le priorità, organizzare l’agenda e pianificare. La percezione del tempo è soggettiva. Per cui è molto importante, quando si lavora da remoto, essere consapevoli di come soggettivamente si percepisce e gestisce il tempo, nonché sviluppare autonomia e autodisciplina, imparando a gestire le interruzioni, gli imprevisti e la delega.

Ormai è cosa nota, per lavorare bene non è necessario essere in ufficio, ma avere la capacità di trasformare ogni luogo in un posto di lavoro. E per farlo, basta avere il mindset giusto, e qualche tool qua e là a semplificare il tutto.

 

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